Marias Office-Management

steigere deine Produktivität und Effektivität | setze deine eigenen Fähigkeiten bewusst ein | fokussiere dich mit freiem Kopf auf deine Kundschaft

Heutzutage lassen sich eine Menge Assistenzaufgaben, die keine örtliche Präsenz erfordern, online erledigen – sowohl für Unternehmer*innen als auch für Privatpersonen. Als virtuelle Business Assistentin kümmere ich mich um dein organisiertes Backoffice und eine digitale Verwaltungsstruktur. ⚪ So steigerst du als Solo-Selbstständige*r deine Produktivität und Effektivität, setzt deine eigenen Fähigkeiten bewusst ein und fokussierst dich mit freiem Kopf auf deine Kundschaft. Du kümmerst dich um die fachspezifischen Aufgaben in deinem Business, ich übernehme die organisatorischen Dinge. Und zwar die Aufgaben, die Teil deines Arbeitsalltags sind, aber im Hintergrund gemacht werden. Oder die Tätigkeiten, die dir keine Freude bereiten, aber dennoch zu erledigen sind. ⚪ Wer ist Maria überhaupt? Als Xennial in einer analogen Kindheit aufgewachsen und in der digitalen Welt erwachsen geworden. Nun als virtuelle Business-Assistenz unterwegs – mit über 20-jähriger Erfahrung als Assistenz der Geschäftsführung in kleinen und mittleren Unternehmen aus dem Gesundheitsbereich. Und: Ich liebe es, die Welt zu entdecken. Sehen und erfahren, wie andere Kulturen leben und arbeiten. Egal, ob bei spannenden Städtetrips oder fernen Abenteuer auf anderen Kontinenten. ⚪ Serviceangebot ➼ administrative und organisatorische Tätigkeiten ➼ Dokumentenmanagement ➼ Datenerfassung/-pflege ➼ Erstellen von Checklisten, Collagen. Grafiken, Flyer, Formulare, Pins, Präsentationen, Tabellen, Vorlagen, Workbooks usw. ➼ Kund*innen-Service online ➼ Korrektorat ➼ Notion-Beratung für dein individuelles Dashboard mit Seiten und Datenbanken, die zu dir und deinem Unternehmen passen ➼ Texte, Beiträge, Bilder auf Social Media Profilen und/oder in Websites einpflegen ➼ Terminplanung, -überwachung und -koordination ➼ technische Unterstützung beim E-Mail-Marketing ➼ Vorarbeiten für Personalverrechnung und/oder externe Buchhaltung ⚪ Mit welchen Programmen/Tools arbeite ich: ➼ diversen Microsoft Programmen ➼ WordPress ➼ Notion ➼ Canva Pro ➼ Clockify ➼ Sendinblue ➸ regLIST24 ➸ Offisy Desk ➼ diverse Adobe Programmen ➼ etliche Social-Media-Plattformen (LinkedIn, Facebook, Instagram, Pinterest …) ➼ Threema, Telegram, Slack ➼ Google Workspace ➼ Spezialprogramme n(SAP, Patidok, MedCaSol, nova, ScanView) ⚪ Voraussetzen darfst du: ➼ Sorgfalt ➼ Zuverlässigkeit ➼ Verschwiegenheit ➼ Diskretion ➼ eine eigenständige und -verantwortliche Arbeitsweise ➼ unternehmerisches Denken ➼ Verantwortungsbewusstsein ➼ Pünktlichkeit (Fristen) Falls ich in Zukunft mit ➼ fachlicher Qualifikation ➼ voller Konzentration und ➼ Engagement an deinen Projekten arbeiten soll: Kontaktiere mich.

Digitales & Start-ups

Treffen & Termine

Neuigkeiten & Kommentare

Marias Office-Management
vor etwa 2 Monaten

Die erste Begegnung (First Contact Day)

⚪ Der allererste Kontakt fällt unterschiedlich aus ⚪ Vielleicht folgst du mir schon länger auf LinkedIn oder hast meinen Newsletter »Post aus dem virtuellen Büro« abonniert. Vielleicht hast du einen meiner Blogposts über eine Suchmaschine deiner Wahl gefunden und den Blog durchstöbert. Oder du wurdest einfach von einer Freundin oder einem Freund auf meine Dienstleistungen aufmerksam gemacht. Egal wie, du denkst jetzt, ich könnte eine wertvolle Erfolgspartnerin für dich sein. ⚪ Unser Vorgespräch ⚪ Das nächste Logische wäre dann das virtuelle Erstgespräch. Den Termin buchst du ganz einfach über meinen Online-Kalender. ⚪ Und dann ist er da … der Tag des ersten Kontakts ⚪ Für mich ist das ein Kennenlerngespräch. In beide Richtungen. D. h. wir lernen uns zunächst kennen und schauen, ob wir zusammenarbeiten können, ohne einander in die Haare zu kriegen. ⚪ Es passt? ⚪ Wir haben ähnliche Werte. Etwa Zuverlässigkeit oder Respekt. Wir arbeiten auf Augenhöhe: Bspw. berate ich dich bei deinem Notion-Projekt und mache dir während unserer Zusammenarbeit Vorschläge. Was du davon in welcher Form umsetzt, entscheidest du. Ebenso schätzt du eine klare und wertschätzende Kommunikation. Gegenseitige Ehrlichkeit ist für dich ebenso relevant – Meine Kund*innen sind mir gegenüber offen und transparent. Du weißt, dass ich als VBA für mehrere Kund*innen arbeite und dir nicht 24/7 für dein Projekt zur Verfügung stehe. Ich kann gewisse Aufgaben für dich übernehmen. Manchmal gilt es bei der Bedarfsanalyse, zunächst einmal herauszufinden, was du überhaupt konkret willst. Oder welche Aufgaben du gerne an mich delegieren möchtest. Und wenn es passt, dann machen wir uns gemeinsam auf den Weg. Nach dem ganzen Formularkram (Angebot, Angebotsannahme, Datenschutzvereinbarung …): ↣ Wird dein Büro organisiert. ↣ Die Papierln geordnet. ↣ Visitenkarten finden endlich ein gemeinsames Zuhause (aka werden in ein CRM eingepflegt). ↣ Der Notion Workspace aufgesetzt oder Vorlagen an dich und deine Arbeitsweise angepasst. ↣ das Tool für den ersten Newsletter vorbereitet. ↣ … ⚪ Und wer weiß, vielleicht treffen wir uns sogar persönlich! ⚪ Ab und an gibt es die virtuelle Assistentin auch zum Anfassen: Bei einem ersten echten Kontakt – sprich einem Treffen. Also, worauf wartest du noch? Knüpfe den ersten Kontakt mit (d)einer virtuellen Business Assistentin – vernetze dich mit mir oder schreib mir.

Marias Office-Management
vor 4 Monaten

Erfolgreich mit Notion starten - der sinnvolle Ablaufplan für Einsteiger*innen | neuer Blogartikel

Du hast eine abenteuerliche Mischung aus Notizzetteln, Post-its, Kalender und verschiedenen Tools? 😵 Stelle mit Notion dein eigenes organisiertes Hub auf. Verbessere mit diesem Tool deine Arbeitsweise und gestalte sie erfüllender und wirkungsvoller. 🚀 In meinem neuesten Blogbeitrag teile ich die Möglichkeiten, wie du mit Notion beginnen kannst. ▶ Brainstorme. ▶ Erkunde. ▶ Erlerne. ▶ Vertiefe. ⭐Du benötigst Unterstützung beim Aufbau deines Notions-Workspace? Ich zeige dir ohne Technikfrust, wie du dein individuelles Dashboard mit für dich passenden Seiten und Datenbanken gestaltest. Speziell für Personen ohne Vorkenntnisse. 👉🏻 https://marias-office-management.com/erfolgreich-mit-notion-starten-ablaufplan-einsteigerinnen

Marias Office-Management
vor 7 Monaten

Notion für Neulinge: Full page- vs. Inline-Datenbanken

Letzte Woche ist die neueste Post aus dem virtuellen Büro in die Postfächer der Abonnent*innen geflitzt – mit diesem Tipp 🟢: In der maßgeschneiderten Online-Beratung für Notion-Neulinge fragen mich Kund*innen öfter die gleichen Fragen. Daher baue ich gerade ein FAQ für dich auf (Tipps & Tricks in Notion für Neulinge). Selbstverständlich kannst du dir auf YouTube 1.000nde Online-Tutorials ansehen. Diese beantworten aber nicht deine individuellen Fragen. Oder es ist erforderlich, dass du ein über drei Stunden langes Video ohne Zeitstempel anschaust. Und dann nach laaangen 80 Minuten erhältst du endlich die Antwort auf deine Frage. 🟢 Der Unterschied zwischen Full page- und Inline-Datenbanken scheint am Anfang fast immer unklar zu sein. Bei der ▷ Database - Full page ◁ ist die Datenbank eine eigene Seite. Wenn die Datenbank als ▷ Database - Inline ◁ dargestellt ist, dann kannst du darunter (oder daneben) andere Blöcke einfügen. Achtung: Wenn du in Notion eine neue Seite erstellst und anschließend im Seitenbereich unten eine Datenbank auswählst, dann ist das automatisch eine Full page Datenbank. D. h., du kannst keine weiteren Blöcke hinzufügen. Du möchtest eine Inline Datenbank haben? Dann tippe in der Seite /data ein und im Auswahlmenü erscheint Database - Inline (neben einigen anderen Arten von Datenbanken). Und wenn du die Database - Inline ausgewählt hast, kannst du nun ganz normal weitere Blöcke ergänzen. Gibt es Fragen, die dir bei der Arbeit mit Notion nicht aus dem Kopf gehen? Schreib mir, wo Notion drückt. Oder buche dir gleich deine 1:1 Beratung für Notion-Neulinge. --- #OnlineTools #DigitaleTools #OnlineBusiness #Teamarbeit #IdeeFürKleineUnternehmen #backoffice #OfficeManagement #VirtuelleAssistenz #MariasOfficeManagement #NotionBeratung

Marias Office-Management
vor 8 Monaten

▷ VA? 🤔◁

Diese Woche nahm ich bei einem Networking-Event teil. Und da wurde ich wieder gefragt, was ich denn so als virtuelle Assistenz mache? Wenn du dir ebenso diese Frage stellst oder mit dem Begriff „Virtuelle Assistenz“ nichts anfangen kannst … ▷ Was ist eine VA? ◁ Virtuelle Assistent*innen bieten administrative, betriebliche, technische und persönliche Unterstützung an. Mithilfe von digitalen Technologien unterstützen virtuelle Assistent*innen ihre Kund*innen – meistens ohne die Büros der Kund*innen zu betreten. ▷ Querschnitt der Aufgaben, die ich in den letzten paar Tagen für diverse Personen erledigte. ◁ ⇾ Recherche Premierentermine von deutschen Sprechtheatern. ⇾ Übernahme vom Postfach-Management, sowie Bearbeitung und Beantwortung von E-Mails. ⇾ Einplanung von Newslettern gemäß Redaktionsplan. ⇾ Erstellung von Collagen für den Abverkauf diverser Produkte. ⇾ Aufbau einer Struktur in Notion – mit Aufgaben-/Projekte-Datenbanken, Habit Tracker, diversen Datenbanken (Ordnung „Spezialchaos“ der Kundschaft). ⇾ Notion-Beratung. ⇾ Erstellung diverse Seiten-Vorlagen in Notion. ⇾ Abgleich Ausgangsrechnungen mit Kontoauszügen. ⇾ Versand von Rechnungen/Mahnungen. ⇾ Einarbeitung in ein Automationstool. Diese Kund*innen sind in den unterschiedlichsten Bereichen tätig: Schauspieler*innen, Coaches, Gartenplaner*innen, Inhaber*innen von Kleinstgeschäften, Geschäftsführer*innen von kleinen Vereinen, Handwerker*innen, Gutachter*innen. Aufgrund meiner Expertise im Backoffice mit Workflow-Optimierung sind die meisten Tätigkeiten im Admin- und Organisations-Bereich. Und das war der kleine (und nicht abschließende 🤣) Einblick in die Tätigkeiten, die ich als VA erledige. Wie schon Einstein wusste: „Wichtig ist, dass man nicht aufhört zu fragen.“ Also: Wenn du Fragen (bspw. zu weiteren Dienstleistungen von Marias Office-Management) hast, lass es mich wissen!

Marias Office-Management
vor 8 Monaten

Keine Struktur im Business? Behalte den Fokus und den Überblick mit Notion. | neuer Blogartikel

Fehlt dir das richtige System, um einen visuellen Überblick über das zu haben, was du tun musst? 👀 Hast du eine abenteuerliche Mischung aus Notizzetteln, Kalendern und kaum genutzten To-do-Tools? In meinem neuesten Blog-Artikel führe ich 6 Motive an, warum du deine Organisation komplett mit Notion machen kannst: ▷ Ansichtsstruktur ▷ Text-Darstellung ▷ freie Gestaltung ▷ Querverbindungen ▷ Vorlagen ▷ Zusammenarbeit Strukturieren, Ordnen und Organisieren machen noch mehr Spaß, wenn am Schluss ein stimmiges Bild mit dem persönlichen Touch entsteht. Du findest keine Anleitung, um Notion zu verwenden. Dafür gibt es mein EUR 0,00 Angebot für einen Aufgabenplaner – dort gibt es bebilderte Schritt-für-Schritt-Anleitungen. 👉🏼 https://marias-office-management.com/6-gruende-notion-mehr-struktur-und-routine-taegliche-aufgaben/

Marias Office-Management
vor etwa einem Jahr

Wie organisiere ich meine E-Mails? | neuer Blogartikel

Du hast 7.352 ungeöffnete B̴r̴i̴e̴f̴e̴ E-Mails? Werbesendungen, Infobriefe, Benachrichtigungen, Rechnungen, Informationen zu Fortbildungen und, und, und … Du stellst Fragen à la „Wie organisiere ich meinen Posteingang“ oder „Wie oft am Tag E-Mails lesen“? Lies im neuesten Blogartikel, wie Struktur in dein E-Mail-Postfach kommt. ▶ Organisation der Ordner ▶ Textbausteine ▶ Regeln und Filter ▶ Automationen. 📣 Apropos: Alles neu macht der Mai. Optimiere doch deine Prozesse, wie dein E-Mail-Postfach. Lasse unliebsame Aufgaben weg und gib diese ab – an einen 𝗢𝗻𝗹𝗶𝗻𝗲-𝗦𝗲𝗸𝗿𝗲𝘁𝗮𝗿𝗶𝗮𝘁𝘀𝘀𝗲𝗿𝘃𝗶𝗰𝗲, wie Marias Office-Management. https://marias-office-management.com/hilfreiche-tipps-e-mail-management-und-chaos-im-posteingang-vermeiden/

Marias Office-Management
vor etwa einem Jahr

💡 Newsletter

Gestern flatterte der monatliche Newsletter in diverse Postfächer – mit • spannenden Informationen zu Themen wie virtuelle Assistenz • exklusiven Empfehlungen für die Organisation deines Büros • wertvollen Tool-Tipps aus der Praxis • aktuellen Angeboten • Blick hinter die Kulissen. Möchtest du auch »Post aus dem virtuellen Büro« erhalten und auf dem Laufenden bleiben? Hier lang zur Anmeldung: https://t1p.de/MariaNL02

Marias Office-Management
vor etwa einem Jahr

neuer Blogartikel: 7 schlimme Fehler bei der Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz – und wie du sie vermeidest

Damit gerade am Anfang einer Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz Missverständnisse nicht an der Tagesordnung sind. 📢 Vermeide diese sieben fatalen Fehler, für eine erfolgreiche Arbeit mit gleichen Werten auf Augenhöhe: ▶ unzureichendes Briefing, ▶ Preis von Qualität unterschätzen, ▶ unrealistische Anfangserwartung, ▶ Mikromanagement, ▶ mangelnde Kommunikation, ▶ keine Wertschätzung, ▶ … Im Artikel plaudere ich ebenso aus meinem Alltag als virtuelle Business Assistentin. Und über meine Eskapaden mit Kund*innen 😁. https://marias-office-management.com/7-schlimme-fehler-bei-der-zusammenarbeit-virtuellen-assistentinnen-wie-du-sie-vermeidest/

Marias Office-Management
vor mehr als ein Jahr

Top-Tools für die Arbeit als Virtuelle Assistentin

Du willst dir dein Business vereinfachen? Erfahre, welche ⭐5 + 2 fabelhaften Tools⭐ ich in meinem Arbeitsalltag als virtuelle Assistenz einsetze. Natürlich sind diese Tools auch für dich geeignet, wenn du nicht als virtuelle Assistenz arbeitest. Sondern in einem anderen (Online-)Bereich. Es erwarten dich Tipps auf dem neuesten Stand: Produktivität | Kommunikation | Terminplanung | Bild-/Grafikdesign … https://marias-office-management.com/top-tools-fuer-virtuelle-assistenz/